Case Study: Voorraadoptimalisatie en Logistieke Efficiëntie bij 4Bild

4Bild is een prominente Italiaanse keten van twaalf bouwmarkten en groothandels rondom Milaan, die zich specifiek richt op de professionele bouwsector. Door een reeks overnames van lokale familiebedrijven ontstond een versnipperd landschap met grote uitdagingen op het gebied van voorraadbeheer en interne logistiek. Om de servicegraad te verhogen en de operationele kosten te verlagen, sloeg 4Bild de handen ineen met IT-partner Shinchoku voor een fundamentele digitaliseringsslag rondom hun Microsoft Dynamics ERP-omgeving.

In de Kern:

• De Uitdaging: Gebrek aan real-time voorraadinzicht over de vestigingen heen, wat leidde tot inefficiënte inkoop en trage leveringen aan lokale professionals.
• De Aanpak: Sanering van magazijnprocessen door de introductie van vaste opslaglocaties, barcode-scanning en een gestandaardiseerde datavoeding voor Microsoft Dynamics.
• Het Resultaat: Verbeterde vindbaarheid van producten, kortere wachttijden voor klanten en een betrouwbaar fundament voor inter-vestigingslogistiek.

Uitdaging: De complexiteit van een ongeorganiseerd magazijn

De voornaamste drempel voor de groei van 4Bild was de fysieke wanorde in de magazijnen van de aangekochte vestigingen. Bijna overal werden binnenkomende goederen op willekeurige vrije plekken neergezet, zonder enige vorm van administratieve vastlegging. Dit zorgde voor kritieke operationele risico's:

• Afhankelijkheid van Personeel: Alleen individuele medewerkers wisten waar specifieke producten lagen. Wanneer zij bezet waren, moesten klanten onnodig lang wachten tot hun bestelling gezocht kon worden.
• Inactueel Voorraadinzicht: Voorraden werden slechts incidenteel (vaak wekelijks) handmatig gecontroleerd, waarna bestellingen pas achteraf in het ERP-systeem werden verwerkt.
• Logistieke Bottlenecks: In een regio als Milaan, waar transport tussen vestigingen tijdrovend is, was het onmogelijk om snel te bepalen welke vestiging een klant het beste kon bedienen.

Aanpak: Van fysieke chaos naar digitale structuur

Shinchoku voerde een diepgaand onderzoek uit op de diverse locaties om de benodigde informatiebehoefte voor Microsoft Dynamics in kaart te brengen. Het advies richtte zich niet alleen op de software, maar juist op de discipline in het fysieke proces:

• Implementatie van barcode labeling: Door gebruik te maken van barcodes van leveranciers (of het mappen naar eigen codes) werd een foutloze registratie van inkomende en uitgaande goederen mogelijk.
• Vaste Locatiebeheer: Het invoeren van vaste magazijnlocaties zorgde ervoor dat elk product een voorspelbare plek kreeg. Dit elimineerde de zoektochten en verhoogde de snelheid van orderpicking aanzienlijk.
• ERP-integratie: Alle processtappen werden vertaald naar datavelden binnen Microsoft Dynamics, waardoor het systeem werd gevoed met betrouwbare, real-time data over inkoop en transport.

Resultaat: Een schaalbaar model voor de toekomst

Het project bij 4Bild onderstreepte dat succesvolle digitalisering begint bij het op orde brengen van de basisprocessen. Door de invoer van barcodes en vaste locaties heeft 4Bild nu de controle over zijn voorraadposities teruggekregen.

De transformatie stelt de keten in staat om klantbeloftes — zoals het tijdig klaarzetten van materialen bij de lokale vestiging — waar te maken. Hoewel het een kortlopend adviestraject betrof, vormt het de cruciale schakel tussen de fysieke bouwmarkt en een efficiënte, datagestuurde groothandelsorganisatie.